Registerbeskrivning

REGISTERANSVARIG

Ålands Elandelslag (ÅEA)

Adress: Godbyvägen 193, 22100 MARIEHAMN

Tfn: 018 - 39250

FO-nummer 0205096-8

Kontaktperson som sköter registerärenden:

David Karlsson, kontaktuppgifter enligt ovan

GRUND FÖR FÖRANDE AV REGISTRET

ÅEA behandlar personuppgifter i enlighet med EU:s allmänna dataskyddsförordning (2016/679) och dataskyddslagen (1050/2018) samt denna dataskyddsbeskrivning. ÅEA är skyldig att behandla personuppgifter för att uppfylla lagstadgade skyldigheter. Behandling av personuppgifter kan även ske på basen av samtycke.

Utöver denna dataskyddsbeskrivning behandlar ÅEA personuppgifter relaterade till passagekontroll och kameraövervakning samt personalrelaterade ändamål för vilka separata dataskyddsbeskrivningar har upprättats. För mer information om dessa kontakta info@el.ax.

REGISTRETS ÄNDAMÅL

Personuppgifterna för Ålands Elandelslags nuvarande och tidigare kunder samt markägare och samarbetspartners används för att:

· sköta och utveckla kundrelationen mellan ÅEA och dess kunder och potentiella kunder

· underhålla, erbjuda, utveckla och leverera ÅEA:s produkter och tjänster, bland annat elnäts- och elförsäljningstjänster, samt sköta ÅEA:s interna och externa uppgifter i samband med produkterna och tjänsterna samt analysera användningen av produkterna och tjänsterna

· fullgöra avtal

· marknadsföra produkterna och tjänsterna och sälja dem på distans samt genomföra marknads- och kundundersökningar

· fakturera, övervaka och driva in betalningar

· genomföra statistiska analyser och undersökningar

· hantera markanvändnings- och ledningsrättsärenden, dokumentering av rätt till placering av ellinjer samt utbetalning av markersättningar

· planera, bygga och underhålla samt driva elnätet

· administrera samarbeten med leverantörer, entreprenörer och övriga samarbetspartners såsom att uppfylla registreringsplikten gällande arbetstagare på gemensamma arbetsplatser

· arkivering och lagring av dokument

· uppfylla lagstadgade skyldigheter såsom bland annat elmarknadslagen, lagen om energieffektivitet, bokförings- och skattelagstiftning

INNEHÅLL I REGISTRET

Följande uppgifter samlas i registret:

· grunduppgifter (namn, kundnummer, mätarplatsnummer, personbeteckning, födelsedatum, kontaktuppgifter så som telefonnummer, e-postadress och adressuppgifter)

· uppgifter om ÅEA:s kontaktpersoner

· uppgifter i anslutning till fakturering, betalning och indrivning (bankuppgifter för direktbetalning och e-faktura samt uppgifter kring indrivning)

· uppgifter som hänför sig till kund- eller leverantörsförhållande, inklusive samarbetspartners, och avtal (såsom offerter, avtal och uppgifter som rör ikraftvarande och avslutade tjänster

samt kontakter och korrespondens samt behörigheter och säkerhetsuppgifter och, vid samtycke från samarbetspartnerns representant, positionsinformation)

· uppgifter om kontaktperson för företag och organisationer

· direktmarknadsföringstillstånd och -förbud som kunden meddelat samt en identifikationsuppgift för den registrerade

· uppgifter som hänför sig till kategoriseringen av kunden

· uppgifter som hänför sig till kundens användning av tjänster

· uppgifter om energiförbrukningsplatsen

· uppgifter om apparaterna på förbrukningsplatsen

· uppgifter om energiförbrukningen

· uppgifter rörande mark och fastigheter, servitut, ledningsgator

· lov till och förbud mot marknadsföring

· telefoninspelningar

· information om störningar

· information som är relaterade till tjänster och produkter såsom användning av webb- och mobiltjänster

· andra uppgifter som insamlats med tillstånd av den registrerade

Vissa av ovanstående uppgifter (såsom grunduppgifter om den registrerade och uppgifter in anslutning till fakturering och indrivning, uppgifter om hänför sig till kundförhållandet och avtal samt uppgifter om förbrukningsplatsen) är en förutsättning för att kunna leverera tjänsterna till den registrerade. Lagstadgade skyldigheter förpliktar även den registeransvarige att samla in data (såsom uppgifter om energikonsumtion och -produktion). Att inte lämna dessa uppgifter, eller förhindra insamlingen, kan förhindra eller försvåra tillhandahållandet av den registeransvariges tjänster. Den registrerade kan, såsom beskrivs nedan, förbjuda insamlingen och behandlingen av uppgifter (såsom lov för marknadsföring).

Lagringstid

ÅEA sparar personuppgifter så länge som lagstiftning, såsom bland annat elmarknadslagstiftning, eller berättigat behov kräver med tanke på ändamålen med behandlingen. För att uppfylla de lagstadgade kraven och i händelse av eventuellt skadeståndsansvar lagras personuppgifterna i minst 10 år efter att avtalet har löpt ut. För markavtal och ledningsrätter samt servitut lagras uppgifterna under anläggningens hela livslängd. ÅEA kan dock vara skyldigt att lagra dina personuppgifter längre än nödvändigt för att fullgöra en viss behandling, exempelvis i följande situationer:

· Lagstiftningen eller myndighetsföreskrifter och -riktlinjer kräver att personuppgifterna lagras i en längre tid (på grund av till exempel lagstiftning eller myndighetsföreskrifter- och riktlinjer angående redovisningsfrågor); eller

· Lagring av personuppgifter är nödvändig för att bevisa att ÅEA har uppfyllt sina rättsliga skyldigheter, eller för att utreda, försvara eller svara på rättsliga anspråk.

ÅEA utvärderar lagringstiden för alla personuppgiftstyper regelbundet. När personuppgifterna inte längre behövs kommer vi att radera dem eller göra dem oidentifierbara så snart som möjligt.

REGELMÄSSIGA UPPGIFTSKÄLLOR

Uppgifterna erhålls regelmässigt av den registrerade själv eller representant för kunden. Registret uppdateras med uppgifter som erhållits från kunderna i samband med offertförfrågningar, beställningar, avtal eller andra kontakter kring ärendet samt med energiförbrukningsuppgifter från energimätarna som installerats på kundens förbrukningsplatser.

Uppgifterna i registret kan även uppdateras från externa offentliga informationskällor såsom

· andra elbolag som verkar på energimarknaden i enlighet med myndighetsanvisningar och lagstiftning

· uppgifter uppdateras på basen av bestämmelser för utbyte av information på elmarknaden

· Suomen Asiakastieto Oy:s och Intrum Justitia Oy:s register

· uppgifter kan även samlas in och uppdateras från myndigheter och tredje parter inom ramen för tillämplig lagstiftning och myndighetsanvisningar för användning enligt denna registerbeskrivning, bland annat handelsregistret och lantmäteriverket samt andra offentliga informationskällor

· samarbetspartners arbetsgivare

· eventuella tredje parter i den utsträckning som tillåts enligt lag

Alla kundsamtal till ÅEA kan spelas in.

REGELMÄSSIGT UTLÄMNANDE AV UPPGIFTER OCH ÖVERSÄNDANDE AV UPPGIFTER UTANFÖR EU ELLER EES

Tillhandahållandet av ÅEA:s tjänster kan i vissa situationer kräva att dina personuppgifter delas med aktörer utanför ÅEA enligt beskrivningen nedan. I de situationer som beskrivs nedan kommer dina personuppgifter att överföras eller lämnas ut i enlighet med och endast i den utsträckning som tillåts av tillämpliga lagar och myndighetsföreskrifter och -riktlinjer. ÅEA delar dina personuppgifter med våra tjänsteleverantörer endast i den utsträckning som krävs för att tillhandahålla våra tjänster och produkter. Dessa tjänsteleverantörer behandlar dina personuppgifter på ÅEA:s vägnar eller på uppdrag av dem som personuppgiftsbiträden.

Tjänsteleverantörer inkluderar partners, leverantörer av IT-systemtjänster, tjänsteleverantörer som hanterar fakturering och fordring samt tjänsteleverantörer som tillhandahåller tjänster relaterade till marknadsföring, kundundersökningar, kundkommunikation samt koordinering och uppföljning av arbetsuppdrag som utförs av ÅEA:s partners.

Dessa mottagare av personuppgifter inkluderar tjänsteleverantörer som tillhandahåller postgång, inkassotjänster till ÅEA och professionella tjänsteleverantörer, såsom vår revisor samt finansiella och juridiska rådgivare. ÅEA kan också lämna ut personuppgifter för statistiska och forskningsmässiga ändamål till bland annat universitet och andra forskningsorganisationer.

Uppgifter lämnas ut till myndigheter och elmarknadsparter och i övrigt på det sätt som förutsätts i gällande lagstiftning. ÅEA är även skyldig att dela dina personuppgifter med myndigheter om detta krävs av lagstiftning eller för att utreda misstänkta oegentligheter.

Från registret översänds inte uppgifter till stater utanför EU eller EES.

PRINCIPERNA FÖR SKYDD AV REGISTRET

Personuppgifterna skyddas med allmänt accepterade och rimliga tekniska åtgärder. Vi följer lagstiftning och myndighetsbestämmelser samt branschorganisationens rekommendationer för att säkerställa säker behandling av personuppgifterna. Uppgifterna i kundregistret samlas i databaser som är skyddade med brandväggar, antivirusskydd, lösenord och andra tekniska metoder samt säkerhetskopieras och krypteras vid behov. Åtkomsträtt till uppgifterna har endast behöriga anställda hos ÅEA eller aktörer som ÅEA bemyndigat och som behöver uppgifterna i sitt arbete. ÅEA förutsätter att företagets personal och samarbetspartners förbinder sig att hemlighålla kunduppgifterna. De har personliga användarnamn och lösenord till registret. Personalen informeras löpande i vikten av att hantera personuppgifter korrekt.

Icke digitalt material lagras i låsta utrymmen dit endast behöriga personer har tillträde. Tillträde till dessa utrymmen loggas.

ÖVRIGT

ÅEA använder inte automatiskt beslutsfattande vid behandlingen av personuppgifter.

Bolaget kan uppdatera denna dataskyddsbeskrivning när verksamheten eller lagstiftningen förändras. Den senaste versionen publiceras på bolagets webbplats.

RÄTT TILL INSYN, FÖRBUDSRÄTT OCH RÄTT ATT FÅ UPPGIFTER RÄTTADE

Rättigheterna nedan är inte absoluta, det finns villkor och undantag för utövandet av varje rättighet enligt lag och myndighetsbestämmelser.

Den registrerade har rätt att kontrollera uppgifterna om hen och yrka på rättelse av felaktiga uppgifter samt borttagande av onödiga och föråldrade uppgifter i registret. Den registrerade har, i de situationer som EU förordning 2016/679 artikel 20 stipulerar, rätt att få sina personuppgifter överförda till en annan registeransvarig.

Den registrerade har också rätt att förbjuda ÅEA att behandla uppgifter om honom själv för direktreklam, distansförsäljning och annan direktmarknadsföring samt för marknads- och opinionsundersökningar. Den registrerade ansvarar för att ÅEA får rätta uppgifter och meddelar ÅEA om förändringar. En registrerade har rätt att begränsa behandlingen av personuppgifterna medan ÅEA undersöker och verifierar begäran.

Begäran om insyn och rättelse samt meddelande om användning av förbudsrätt ska skickas skriftligen och undertecknad till Ålands Elandelslag, Godbyvägen 193, 22100 Mariehamn. Begäran om insyn kan också göras personligen hos den registeransvarige på adressen enligt ovan. Vid begäran ska identiteten styrkas annars har ÅEA rätt att avvisa begäran. Den registeransvarige får uppbära en skälig ersättning för lämnande av information, om den registrerade utnyttjar sin rätt till insyn fler än en gång per år.

Den registrerade har, om hen anser att hens lagstadgade rättigheter kränkts, rätt att lämna klagomål till tillsynsmyndigheten Dataombudsmannens byrå, PB 800, 00531 Helsingfors.